นี่เป็นบทความแรกในซีรีส์ของเราผู้นำด้านการจัดการสัญญาของรัฐบาลกลางในฐานะผู้สร้างสรรค์นวัตกรรมในชุมชนเทคโนโลยี The Beltway มายาวนาน Ashish Khot ค้นพบว่าแพลตฟอร์มการจัดการสัญญาที่มีอยู่ไม่เหมาะสำหรับบริษัทที่ทำสัญญากับรัฐบาลกลาง“สิ่งที่ฉันสังเกตเห็นคือแพลตฟอร์มจำนวนมากที่ประสบความสำเร็จอย่างมากในโลกการค้าไม่เหมาะกับองค์กรที่พยายามใช้เทคโนโลยีล่าสุดในการทำธุรกิจกับรัฐบาล” Khot ซีอีโอของ TechnoMile ใน Tysons รัฐเวอร์จิเนียกล่าว
ในความเป็นจริง พวกเขามักจะมีค่าใช้จ่ายสูงอย่างไม่น่าเชื่อ
ในการดำเนินการเพื่อพิจารณากระบวนการขายและการจัดการวงจรชีวิตที่ไม่เหมือนใครซึ่งเกี่ยวข้องกับสัญญาของรัฐบาล เขากล่าว โดยทั่วไปแล้วผู้รับเหมาของรัฐบาลกลางจะใช้เวลาและเงินจำนวนมากในการกำหนดค่าและการปรับแต่ง Khot กล่าว พร้อมเสริมว่า “ต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของแพลตฟอร์มเหล่านี้สูงกว่าที่บริษัทเหล่านี้คิดว่าจะเป็นเมื่อพวกเขาเริ่มต้นเส้นทางการติดตั้งซอฟต์แวร์”
แพลตฟอร์มการจัดการสัญญาโดยเฉพาะสำหรับผู้รับเหมาของรัฐบาลกลาง
ความคิดเกิดขึ้น: สร้างแพลตฟอร์มระบบคลาวด์สำหรับการจัดการสัญญาซึ่งสร้างขึ้นโดยเฉพาะสำหรับผู้รับเหมาของรัฐบาล
“เราเห็นโอกาสที่จะทำลายพื้นที่นั้นและสร้างแพลตฟอร์มที่จะทำให้บริษัทต่างๆ มีข้อได้เปรียบที่ไม่เหมือนใคร ในขณะที่ยังคงใช้แพลตฟอร์มคลาวด์ที่มีจำหน่ายในท้องตลาด แต่จริงๆ แล้วสร้างขึ้นสำหรับพวกเขาเพื่อจัดการกระบวนการวงจรชีวิตสัญญาที่ซับซ้อนของรัฐบาล” Khot กล่าว
ก้าวไปข้างหน้าอย่างรวดเร็วจนถึงทุกวันนี้ และ TechnoMile ได้พัฒนาแพลตฟอร์มคลาวด์แบบ end-to-end ที่ครอบคลุมความต้องการในการจัดการสัญญาก่อนและหลังการให้รางวัล ชุดเครื่องมือจะปรับใช้โดยตรงบนแพลตฟอร์มการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) บนคลาวด์ ไม่ว่าจะเป็น Salesforce หรือ Microsoft Dynamics 365 เพื่อหลีกเลี่ยงการสร้างไซโลการจัดการสัญญาที่แตกต่างจากข้อมูลลูกค้าของธุรกิจ
ในขั้นต้น ทีมงานของ Khot ที่ TechnoMile มุ่งเน้นไป
ที่ความสามารถก่อนการรับรางวัล ซึ่งเรียกว่า Growth Suite ซึ่งพัฒนาขึ้นโดยเฉพาะเพื่อช่วยให้ผู้รับเหมาเพิ่มอัตราการชนะ “ช่วยให้บริษัทต่าง ๆ สามารถเปลี่ยนแปลงกระบวนการพัฒนาธุรกิจของพวกเขา และช่วยให้พวกเขาปรับปรุงวงจรชีวิตการจับภาพ” เขากล่าว Growth Suite ช่วยให้ผู้รับเหมาดำเนินการดังกล่าวได้สี่วิธี Khot อธิบายว่า:
การระบุโอกาสที่บริษัทควรติดตาม
ให้ข้อมูลเชิงลึก ด้านการแข่งขัน ตามกิจกรรมการทำสัญญาและข้อมูลของรัฐบาลกลางที่รวบรวมและรวบรวมโดย TechnoMile
ให้รายละเอียดว่าบริษัทควรทำกระบวนการจับภาพเพื่อรวบรวมข้อมูลและข่าวกรองธุรกิจเกี่ยวกับโครงการ อย่างไร
การมอบหมายและจัดการงาน และกิจกรรมก่อนการให้รางวัล
การสร้างเนื้อเยื่อเกี่ยวพันระหว่างการจัดการสัญญาก่อนและหลังการให้รางวัล
ในไม่ช้า บริษัทก็ตระหนักว่าการให้การสนับสนุนแก่ลูกค้าหลังได้รับรางวัลนั้นเป็นส่วนขยายตามธรรมชาติของ Growth Suite และผู้รับเหมามักต้องการระบบอัตโนมัติเพื่อช่วยให้กระบวนการจัดการสัญญาของพวกเขาเติบโตเต็มที่
“เวิร์กโฟลว์ส่วนใหญ่ที่ทีมสัญญาทำเป็นแบบแมนนวลทั้งหมด หรือไม่ก็ใช้ชุดสเปรดชีตเพื่อจัดการกระบวนการทำสัญญา” เขากล่าว นั่นนำไปสู่การสะอึกและความท้าทายมากมายในการติดตาม โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการเสนอราคาที่ตามมา เพราะนั่นคือเวลาที่ “ทีมงานสัญญามีส่วนร่วมอย่างเข้มงวดมากในกระบวนการก่อนการมอบรางวัล”
มันเป็นรายละเอียดที่สำคัญ Khot ชี้ให้เห็น ความสามารถในการรวบรวมข้อมูลจากทีมสัญญา เช่น ปฏิกิริยาของเจ้าหน้าที่ทำสัญญากับข้อกำหนดบางข้อ ประเภทของการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่จำเป็น และเวลาที่ใช้เวลาและทรัพยากรเพิ่มเติม จะช่วยในการพัฒนาการเสนอราคาในอนาคต “มันทำให้ธุรกิจมีข้อได้เปรียบที่ไม่เหมือนใครเมื่อมีโอกาสในการแข่งขันอีกครั้ง” เขากล่าว
ความสามารถด้าน TechnoMile ภายหลังการได้รับรางวัล GRC Suite (ซึ่งย่อมาจากธรรมาภิบาล ความเสี่ยง และการปฏิบัติตามกฎระเบียบ) ช่วยทีมทำสัญญาและธุรกิจในสี่ด้านในที่สุด Khot กล่าวว่า:
ปรับปรุงและจัดการวงจรชีวิตทั้งหมดของสัญญาของรัฐบาล รวมถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่สามารถส่งมอบได้ทั้งหมด
การให้ข้อมูลเพื่อช่วยให้ผู้รับเหมาปฏิบัติตามข้อกำหนด
ลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับสัญญาโดยช่วยระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นตลอดอายุของโครงการ
เพิ่มความสามารถในการทำกำไรโดยรวม
AI/ML สามารถปรับปรุงการจัดการสัญญาสำหรับผู้รับเหมาของรัฐบาลกลางได้อย่างไร
“พันธกิจของ TechnoMile คือการให้อำนาจแก่ลูกค้าของเราในการใช้ข้อมูล ทั้งข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในระบบภายในของพวกเขา เช่นเดียวกับข้อมูลที่เปิดเผยต่อสาธารณะ” Khot กล่าว
Credit : ยูฟ่าสล็อต
